Szanowni Państwo, Państwa zdrowie oraz prywatność są dla nas priorytetem. 

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób PSYCHOGO Paula Krysiak przetwarza dane osobowe pacjentów, osób kontaktujących się z PSYCHOGO, przedstawicieli ustawowych pacjentów, osób upoważnionych przez pacjentów oraz użytkowników strony internetowej. Przetwarzamy dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z poszanowaniem praw pacjenta oraz zasad ochrony danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Paula Krysiak, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą PSYCHOGO Paula Krysiak, adres: Al. T. Kościuszki 106/116 lok. 25, 90-442 Łódź, NIP: 7312027685, REGON: 360506605, dalej jako „Administrator” albo „PSYCHOGO”.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@psychogo.pl albo listownie na adres siedziby PSYCHOGO.

2. Źródła danych i kategorie osób

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, w szczególności podczas rejestracji, wizyty, kontaktu telefonicznego, mailowego lub korzystania ze strony internetowej, a także za pośrednictwem platform zewnętrznych, takich jak ZnanyLekarz lub haloDoctor, jeżeli dokonują Państwo rezerwacji za ich pośrednictwem.

Przetwarzane mogą być dane pacjentów, ich przedstawicieli ustawowych, opiekunów faktycznych, osób dokonujących rezerwacji lub płatności w imieniu pacjenta, osób upoważnionych przez pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej, osób kontaktujących się z PSYCHOGO oraz użytkowników strony internetowej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Rezerwacja wizyty, zawarcie i wykonanie umowy o udzielenie odpłatnego świadczenia oraz kontakt organizacyjny z pacjentem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Udzielanie świadczeń zdrowotnych, prowadzenie dokumentacji medycznej, zapewnienie ciągłości leczenia oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa medycznego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą o działalności leczniczej oraz innymi przepisami regulującymi udzielanie świadczeń zdrowotnych.
3. Ochrona żywotnych interesów pacjenta lub innej osoby fizycznej – art. 6 ust. 1 lit. d RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO, jeżeli ma to zastosowanie.
4. Obsługa płatności, rozliczeń, faktur, zwrotów i reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń także art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz, jeżeli dotyczy danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
5. Rozpatrywanie skarg, reklamacji i wniosków oraz dokumentowanie przebiegu obsługi pacjenta – art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO oraz, jeżeli dotyczy danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. f lub h RODO.
6. Prowadzenie księgowości, rachunkowości i rozliczeń podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
7. Zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, strony internetowej, dokumentacji oraz komunikacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. Przetwarzanie danych na podstawie zgody, jeżeli w konkretnym przypadku zgoda jest wymagana, na przykład dla niektórych działań dodatkowych niewynikających z przepisów prawa lub umowy – art. 6 ust. 1 lit. a RODO albo art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Zgoda pacjenta na udzielenie świadczenia zdrowotnego jest odrębną instytucją od zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO. W zakresie leczenia i prowadzenia dokumentacji medycznej podstawą przetwarzania danych są przede wszystkim przepisy prawa oraz przesłanki dotyczące opieki zdrowotnej.

4. Platformy ZnanyLekarz i haloDoctor

W zakresie rezerwacji wizyt online PSYCHOGO może korzystać z platform zewnętrznych, w szczególności ZnanyLekarz i haloDoctor. W momencie korzystania przez Państwa z tych platform administratorami danych w zakresie technicznej obsługi konta, rezerwacji, powiadomień lub innych funkcjonalności są odpowiednio operatorzy tych platform. Z chwilą przekazania PSYCHOGO informacji o umówionej wizycie PSYCHOGO staje się odrębnym i niezależnym Administratorem Państwa danych jako podmiot leczniczy. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez te platformy wynikają z ich własnych polityk prywatności i regulaminów.

5. Odbiorcy danych

Państwa dane przekazujemy podmiotom trzecim wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, zapewnienia prawidłowego działania PSYCHOGO albo gdy wynika to z przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy systemów informatycznych, systemów rezerwacyjnych, systemów dokumentacji medycznej, hostingu, poczty elektronicznej i usług IT;
• Medfile S.A., ZnanyLekarz Sp. z o.o., haloDoctor lub inni dostawcy narzędzi wykorzystywanych do rezerwacji, prowadzenia dokumentacji lub obsługi pacjentów, jeżeli są stosowani przez PSYCHOGO;
• operator płatności Przelewy24, tj. PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, w zakresie niezbędnym do autoryzacji transakcji, rozliczenia płatności, obsługi potwierdzeń, zwrotów i reklamacji;
• banki, dostawcy BLIK, wydawcy kart płatniczych lub inni dostawcy usług płatniczych w zakresie niezbędnym do obsługi płatności;
• podmioty świadczące obsługę księgową, prawną, administracyjną lub doradczą;
• osoby wykonujące czynności na rzecz PSYCHOGO, w tym personel medyczny, psychologiczny, administracyjny i wspierający, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków;
• osoby upoważnione przez pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej lub informacji o stanie zdrowia;
• sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej, Rzecznik Praw Pacjenta, Prezes UODO oraz inne organy lub podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty wymienione powyżej mogą działać  zarówno jako podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora jak i  jako odrębni administratorzy danych, w zależności od celu i podstawy ich działania. Gdy podmiot działa jako podmiot przetwarzający, Administrator zawiera z nim umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

6. Płatności online i Przelewy24

Jeżeli wybierają Państwo płatność online, dane niezbędne do obsługi płatności, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, kwota płatności, identyfikator transakcji oraz dane techniczne transakcji, mogą zostać przekazane operatorowi płatności Przelewy24, tj. PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, w celu autoryzacji transakcji, rozliczenia płatności, obsługi potwierdzeń, zwrotów i reklamacji.

Operator płatności może działać jako odrębny administrator danych osobowych w zakresie świadczenia usług płatniczych i realizuje własne obowiązki informacyjne wobec płatników. PSYCHOGO nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, danych logowania do bankowości elektronicznej ani innych danych uwierzytelniających wykorzystywanych w systemach bankowych.

7. Okres przechowywania danych

1. Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okresy wynikające z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, co do zasady przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach.
2. Dokumentacja rozliczeniowa, księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Dane dotyczące rezerwacji, płatności, zwrotów, reklamacji i kontaktu organizacyjnego są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji usługi, rozliczenia płatności oraz do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu cofnięcia zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
5. Po upływie właściwych okresów przechowywania dokumentacja i dane są usuwane, niszczone albo anonimizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami bezpieczeństwa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie wynikającym z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych, z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania dokumentacji medycznej i innych danych wynikających z przepisów prawa;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku dokumentacji medycznej prawo do sprostowania danych nie polega na usunięciu pierwotnego wpisu, lecz na dokonaniu poprawki lub adnotacji zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej. Prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim PSYCHOGO ma obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej lub innych danych na podstawie przepisów prawa.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w zakresie danych niezbędnych do identyfikacji pacjenta, rezerwacji wizyty, udzielenia świadczenia, prowadzenia dokumentacji medycznej, dokonania płatności lub realizacji obowiązków prawnych jest warunkiem skorzystania ze świadczeń PSYCHOGO. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić rezerwację, dokonanie płatności albo udzielenie świadczenia.

Podanie danych osób upoważnionych do dostępu do dokumentacji medycznej jest dobrowolne, ale niezbędne do skutecznego odnotowania upoważnienia i realizacji praw pacjenta w tym zakresie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania wywołującego wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającego.

PSYCHOGO co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli w przyszłości korzystanie z określonych narzędzi informatycznych wiązałoby się z takim przekazaniem, nastąpi ono wyłącznie zgodnie z wymogami RODO.

11. Pliki cookies i informacje techniczne

Strona internetowa PSYCHOGO może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony, obsługi formularzy, utrzymania sesji, zapamiętania ustawień użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz analizy podstawowych informacji technicznych o korzystaniu ze strony, jeżeli dana funkcja jest stosowana.

Strona internetowa PSYCHOGO może pełnić funkcję informacyjną oraz, jeżeli dana funkcjonalność jest udostępniona, umożliwiać kontakt z PSYCHOGO, rezerwację wizyty albo przekierowanie do płatności online. W przypadku przekierowania do serwisu operatora płatności zastosowanie mogą mieć pliki cookies lub podobne technologie tego operatora, zgodnie z jego własną polityką prywatności i cookies.

Mogą Państwo w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej albo usunąć cookies. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpływać na działanie niektórych funkcji strony, formularzy rezerwacyjnych albo przekierowań do płatności.

12. Akt o usługach cyfrowych i opinie

Strona internetowa PSYCHOGO nie służy do publikowania treści użytkowników w infrastrukturze PSYCHOGO. Jeżeli opinie o świadczeniach są publikowane w zewnętrznych serwisach, w szczególności ZnanyLekarz lub haloDoctor, zasady ich publikacji, moderacji i przetwarzania danych określają regulaminy oraz polityki prywatności tych serwisów.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania strony internetowej, metod rezerwacji, sposobów płatności, wykorzystywanych systemów lub organizacji pracy PSYCHOGO. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana na stronie internetowej PSYCHOGO oraz może być udostępniana pacjentom w inny przyjęty sposób.

Polityka obowiązuje od dnia 1 czerwca 2026 r.